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生産性を上げる「タスク管理ツール」の選び方

普段、プロジェクトの進行など諸々の業務タスクを管理するのに、エクセルやGoogleスプレッドシートを利用している人は多いと思います。エクセルやGoogleスプレッドシートは基本的には活用の仕方をマスターすれば非常に優れた管理ツールと言えるのですが、一度に回すプロジェクトの種類やタスクがある一定量を超えると、それだけで管理するのが難しくなってきますよね。

そこで、導入を考えたいのが専用の「タスク管理ツール」です。今回は、様々な企業が導入しているタスク管理ツールを特徴ごとに見ていきながら、最適な管理ツールを選ぶ方法について見ていきます。

管理ツールを導入する際に留意すべき5点

タスクの個人への紐付けや、チームメンバーへの共有、プッシュ機能など、様々な便利な機能が搭載さ

れている管理ツールは、上手に活用すれば生産性が劇的に上がることは間違いありません。

しかし、ツールの導入そのものも、コストやスケジュールのしっかりとした管理が必要なプロジェクト。うまく計画しないと、導入したはいいけれど、結局みんな使い慣れたエクセルで管理し続ける、なんてことになりかねません。

ツールを導入する際は、以下の点に留意して進めたいところです。

1.導入プロジェクトチームを作ること

管理ツールを導入する際は、関わる人数やプロジェクトの規模にもよりますが、導入プロジェクトチームを作って計画に当たる方が良いでしょう。そして、メンバーにその旨を伝達し、諸々の決定権もプロジェクトチームにあることを全員で合意しておくと、スムーズに進行できます。

誰が責任者かを明確にすることで、「聞いていない」という文句が出たり、導入したはいいけれど誰も使い方をマスターせず無駄に終わる、というリスクを回避するのです。

2.課題の洗い出しで本当に必要なツールを見極める

タスク管理ツールには各々特化した領域があり、それによって使い勝手も変わってきます。プロジェクト管理する際に何を目的とするのかをしっかりと見極めて、最適なツールの導入を検討できるようにしましょう。

最適なツール導入のためには、各タスクのオーナーが不明確なためお見合いが多い、タスクが多すぎて全てを追いきれず抜け漏れが多い、メンバー同士のやり取りがバラバラな場所で行われており、全体像が見えないなど、業務効率が上がらない原因はどこにあるのか、現状の管理の仕方で何が課題かを洗い出しましょう。

3.WBSを引くこと

上述した通り、管理ツールの導入自体が重要なプロジェクトです。したがって、導入を進める際に課題を洗い出し、最適なツールを選択するところから導入して稼働させるまでのWBS(Work Breakdown Structure)を作成しましょう。

導入に必要なタスクを細かく分解して、プロジェクトチームのメンバーにタスクを紐付けて進捗を追うのです。これをやらないと、日々の業務の中でプライオリティを下げられてしまい、全く進捗せず、導入がズルズル先延ばしになり、生産性が上がらないままプロジェクトは増えていく、と行った悪循環に陥ってしまいます。

4.ツールの使い方説明会を複数か実施

導入するツールを決めたら、まずは導入プロジェクトチームで使い方をマスターし、それを元に社内のメンバーに対して説明会を実施しましょう。当日参加できない人のために、説明会は複数回設けると良いでしょう。

一回の説明会で使い方をマスターする人はおそらくいませんが、これを実施することによって「このツールを導入します」という宣言になるので、社内に対する周知徹底の意味合いが強いです。

5.移行期間を設ける

管理ツールを導入する際は、みんながそのツールに触って慣れるための移行期間を設けると、スムーズになると思います。この期間中は、プロジェクトメンバーは手取り足取り質問に答えたり、この期間は緊急自体に備えて前の管理方法も残しておく、といったことが考えられます。

使い勝手の良い管理ツール11選

ここからは、実際に様々な企業が導入している管理ツールを特徴別に見ていきましょう。

Trello

Trello
https://trello.com/ja

初心者でも使いやすい、無料の付箋型のタスク管理ツールです。Googleのアカウントがあればすぐに使い始めることができます。Slackと連携可能でスマホアプリもあるので、いつでもどこでも、付箋を使う感覚でタスク管理が行えます。

Jooto

Jooto
https://www.jooto.com/

ホワイトボードに付箋を貼っていく感覚でラベルをドラッグ&ドロップしながら管理するのが楽しい日本製の管理ツールです。初めてこの手の物を使用する人でも比較的簡単に使うことができます。デザインや操作感はTrelloに似ています。2名までなら無料で利用可能です。

Asana

Asana
https://asana.com/ja

こちらもTrelloに似た操作画面の管理ツールです。詳細の共有・タスクの割り当てが全て一箇所で完了でき、メンバーの全タスクをプロジェクトごとにまとめて閲覧できます。タスクが更新されるとタイムラインに表示され、誰が今何をやっているのか常にメンバーで共有可能です。

Backlog

Backlog
https://backlog.com/ja/

キャラクターアイコンやスターを使った「いいね」機能など、親しみやすいデザインで誰でも直感的に使いこなすことができる管理ツールです。プロジェクトごとに立てたスレッド上で、掲示板感覚で進捗をやり取りでき、納期や担当者を設定すると、自動的にガントチャートも作成してくれます。

Wrike

Wrike
https://www.wrike.com/ja/

世界のWebサービス開発企業で重宝されているツールで、「タスクの割り込み」など、かなり高度なタスク管理が可能です。タスクごとに時間を設定することでガントチャートも自動的に作成されます。

制作と営業など役割の質が違うメンバーでタスクを共有するのに非常に向いており、曖昧になりがちな「社内での締切時間」や「クライアントへの提出時間」なども、タスクオーナーに紐づけて管理できて便利です。

Redmine

Redmine
http://redmine.jp/

こちらは無料で使用できるオープンソースソフトの管理ツールで、プロジェクトに合わせて細かいカスタマイズも可能ですが、利用するにはインストールする必要があります。ある程度の専門知識と保守管理能力が必要なので、エンジニアなど、上級者向けのツールと言えるでしょう。有料の「My Redmine」ならインストールなしで利用できます。

todoist

todoist
https://todoist.com/?lang=ja

こちらは元々個人での使用を想定して開発された管理ツールです。100以上のアプリと連携可能で、PC、スマホ、タブレットなどあらゆるデバイスで閲覧・編集ができるため、いつでもどこでもタスクの管理が可能です。Googleのアカウントさえあればすぐに登録できます。

Brabio!

Brabio!
https://brabio.jp/

Brabio!はガントチャートやスケジュール作成に特化したタスク管理ツールです。エクセルで作成した資料の読み込みや出力が簡単にできるため、クライアントへ紙の資料を提出する必要がある時も重宝します。操作についてもドラッグ&ドロップでできるものが多く、直感的に使えます。

JIRA

JIRA
https://ja.atlassian.com/software/jira

JIRAはいくつものソフトを素早く開発するためのエンジニアチームが使用する想定で開発された管理ツールです。作業の経緯や残課題が完全に可視化できるので、常にチームで優先順位を話し合いながらプロジェクトを進行できます。常に最新のリリース情報を把握できるので、次のリリースの判断を正しく下すことができます。

Todous

Todous
http://todous.jp/

サイボウズが提供している管理ツールで、できることは他のこの手の管理ツールと大体同じですが、何よりカジュアルなデザインが特徴です。大きめのパネルで見やすく、誰でも簡単に使えます。Googleカレンダーと連携し、仕事とプライベートのタスクを同時に管理することも可能です。

Chatwork

Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/

ビジネスチャットツールとしての認知が高いChatworkですが、チャットのやり取りの中で発生した物をその場でタスク化できる管理ツールとしても優れています。タスクを割り振る際に期限も設定できるため、依頼者がリマインダーを流しやすい仕様になっています。

まとめ

いかがでしたか。タスク管理ツールで劇的に生産性を上げることができれば、導入コストもすぐにペイできるだけでなく、会社のさらなる成長に繋がるかも知れません。

タスク管理がうまくいかず悩んでいるという方、ぜひこの記事を参考に、最適な管理ツールの導入を検討してみてください。

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